Efektivni sastanci

“Efektivni i jasno fokusirani sastanci se ne dešavaju slučajno.
Oni su rezultat dobro osmišljenog procesa koji obuhvata faze:
planiranja (pre sastanka), fokus (na sastanku) i praćenje aktivnosti (nakon sastanka).”

IZAZOV: KAKO DA IMAMO EFEKTIVNE SASTANKE?

Neefikasni sastanci mogu „progutati“ vreme, energiju, svakako u krajnjoj instanci i novac. Kroz svakodnevne poslovne aktivnosti, sastanci predstavljaju jednu od ključnih komponenti i na njih odlazi značajan volumen različitih poslovnih resursa.

Bez obzira da li npr. menadžer koordinira veliko lansiranje proizvoda sa unakrsnim funkcionalnim timovima ili CEO najavljuje promenu korporativne politike, sastanci moraju biti efikasno pripremljeni, produktivni i završiti se sa jasnim planom akcije.

FranklinCovey razvojni program „Meeting Advantage TM“ nudi alate i organizacione veštine koji nam pomažu da skratimo vreme koje provodimo na sastancima, pravilno definišemo ključne ciljeve, odgovornosti i konkretan plan aktivnosti ka ostvarenju definisanih ciljeva.

Efektivni sastanci mogu uticati na bolje performanse vašeg biznisa

Istraživanje koje je kompanija FranklinCovey sprovela na globalnom nivou na uzorku od preko 5000 kompanija iz različitih industrija kaže da u mnogim organizacijama zaposleni troše i do 40% svog vremena pripremajući se i učestvujući na sastancima.

Uzmajući u obzir ovu činjenicu, da zaposleni provode gotovo polovinu svog radnog vremena na različitm sastancima – postaje kritično i od ključnog značaja za organizaciju da sastanci budu efikasni i produktivni.

Loše isplanirani sastanci, nejasne agende, loše definisani ciljevi sastanka, nepostojanje odgovornosti za preuzete aktivnosti dovode do toga da učesnici sastanka gube fokus, ne pokazuju interesovanje, kasne na sastanke, nemaju fokus, odlaze ranije sa sastanaka, nemaju inicijative, Posledično, proces donošenja odluka se produžava.

Predlog sadržaja:

FAZA: PRE SASTANKA

AKTIVNOST

FAZA: FOKUS

AKTIVNOST

Definišemo adekvatne metode za vođenje sastanka
Fokusirajmo se tako da nam sastanci budu koncizni, sa jasnim ciljem
Definišemo uloge svih članova tima
Upravljamo u „kritičnim i izazovnim“ situacijama
Ohrabrujemo proces donošenja odluka

FAZA: NAKON SASTANKA

AKTIVNOST

CASE STUDY

Program je zamišljen na način da nakon kraćeg uvodnog dela, učesnici obuke rade kroz grupne vežbe na različitim Case Study aktivnostima i na iskustven način („learn by experience“) steknu nove alate i veštine za efektivno vođenje sastanaka.

Kroz svaki Case Study ćemo definisati i zajedno diskutovati:

CASE STUDY 1: "NE MOŽEMO SE SLOŽITI I DONETI ODLUKU"

Zašto je ponekad tako teško, nekada i „nemoguća misija“ da se 4 ili 5 (ili nekada 10 ) kolega usaglasi oko određenih pitanja, čak i oni koji se istinski poštuju i rade dobro zajedno?

CASE STUDY 2 : "SASTANCI SA NISKIM NIVOOM ENERGIJE, DOSADNI SASTANCI"

ZzzZzzZzzZzz… Da li nam se dešava da učesnici sastanka pre vremena napuštaju isti? Čak i sastanci sa jasnim dnevnim redom mogu biti neuspešni ukoliko su učesnici ometeni, umorni ili neaktivni.„Dosadni“ ili učesnici sa niskim nivoom energije mogu da istroše vreme ostalih prisutnih na sastanku ili, još gore, iscrpe dobro planiranu diskusiju.

CASE STUDY 3 : "IGRE, MANEVRI I MANIPULACIJA NA SASTANCIMA"

Sastanci koje zakazujete ne moraju uvek imati učesnike koji će biti kooperativni. Neki od njih mogu osetiti potrebu da prisile druge da prihvate njihova stanovišta ideje. Drugi mogu pokušati svim snagama uveriti ljude u određeni način delovanja, da ovi u osnovi ne razmišljaju da su potencijalno izmanipulisani. Bilo da je to namerno ili slučajno, ovakva i slična ponašanja određenih članova tima nas mogu skrenuti sa ciljeva sastanka i stvoriti neproduktivnu atmosferu.

CASE STUDY 4 : "DOMINANTNI, AGRESIVNI UČESNICI SASTANKA"

Kada pozovete sastanak, želite da ljudi učestvuju. Ali šta se dešava ako jedan ili više ljudi učestvuje previše? Oni koji dominiraju sastancima mogu biti izazov, a ako im se obraćate, drugi važni glasovi mogu se ugušiti i vredne ideje možda nikada neće videti svetlo dana.